Privacybeleid

1. Informatie die we verzamelen

1.1 Anoniem gebruik

Open Success Convert biedt mogelijk de gelegenheid om bepaalde beperkte functies te gebruiken zonder accountregistratie.

Anonieme gebruikers kunnen documenten uploaden en verwerken zonder een account aan te maken. Dergelijke uploads worden tijdelijk verwerkt en zijn niet bedoeld voor langdurige opslag, permanente toegang of het bijhouden van de accountgeschiedenis.

Beperkte technische, operationele en beveiligingsgerelateerde logbestanden kunnen nog steeds worden gegenereerd voor platformfunctionaliteit, fraudepreventie, misbruikdetectie en beveiligingsdoeleinden.

1.2 Accountgegevens

Wanneer u een geregistreerd account aanmaakt, een betaald abonnement afsluit of contact met ons opneemt, kunnen wij de volgende gegevens verzamelen:

• E-mailadres
• Land- of regio-informatie
• Accountaanmeldings- en authenticatiegegevens
• Abonnementsstatus en bijbehorende factuurgegevens
• Beperkte accountconfiguratie en exportvoorkeuren

Betaalgegevens kunnen veilig worden verwerkt door vertrouwde externe betalingsproviders. Open Success Convert slaat geen volledige betaalkaartgegevens direct op.

1.3 Geüploade documenten

Gebruikers kunnen financiële en boekhoudkundige documenten uploaden, waaronder:

• Bankafschriften
• Creditcardafschriften
• Facturen
• Bonnen
• Rekeningen
• Andere ondersteunde documentformaten

Deze documenten kunnen gevoelige persoonlijke, financiële, zakelijke en transactiegegevens bevatten.

Gebruikers zijn zelf verantwoordelijk ervoor te zorgen dat ze over de benodigde rechten en toestemmingen beschikken om documenten naar de Diensten te uploaden. Indien van toepassing kunnen gebruikers ervoor kiezen om gevoelige persoonlijke informatie te anonimiseren of te verwijderen voordat ze documenten uploaden.

1.4 Geëxtraheerde en gegenereerde gegevens

Als onderdeel van de dienstverlening kunnen we de volgende gegevens verwerken en tijdelijk opslaan:

• Geëxtraheerde transactiegegevens
• Gestructureerde financiële en transactiegegevens
• Verificatie- en validatieresultaten
• Correcties en aanpassingen door de gebruiker
• Exporteer bestanden en gegenereerde outputs
• Conversie- en verwerkingsgeschiedenis
• Het verwerken van gebruiksstatistieken en paginagebruiksaantallen.

Deze informatie wordt uitsluitend verwerkt voor het leveren, exploiteren, beveiligen en verbeteren van de Diensten.

1.5 Technische en gebruiksinformatie

We kunnen automatisch beperkte technische en gebruiksgerelateerde informatie verzamelen, waaronder:

• IP-adres
• Browsertype en -versie
• Apparaatinformatie
• Besturingssysteem
• Toegang tot tijdstempels
• Gebruiks- en activiteitenlogboeken
• Sessie- en authenticatie-identificaties
• Diagnostische, beveiligings- en prestatiegegevens

We kunnen ook cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om de functionaliteit van het platform te behouden, de gebruikerservaring te verbeteren, beveiligingsmaatregelen te ondersteunen en de prestaties van de dienstverlening te analyseren.

2. Hoe we informatie gebruiken

We gebruiken informatie om:

• Het leveren, exploiteren en onderhouden van de diensten.
• Verwerk geüploade financiële documenten
• Financiële gegevens extraheren, structureren, verifiëren en converteren.
• Voer geautomatiseerde verificatie- en validatiecontroles uit.
• Genereer boekhoudkundig compatibele export- en uitvoergegevens.
• Verbeter de prestaties, nauwkeurigheid, betrouwbaarheid en beveiliging van het platform.
• Beheer abonnementen, gebruikslimieten en facturering.
• Detecteer fraude, misbruik, ongeautoriseerde toegang of beveiligingsincidenten.
• Beantwoord vragen en serviceverzoeken van klanten.
• Voldoen aan wettelijke, regelgevende en nalevingsverplichtingen.

We verwerken informatie uitsluitend voor legitieme operationele en zakelijke doeleinden die verband houden met het leveren, beveiligen, onderhouden en verbeteren van de Diensten.

3. AI en geautomatiseerde verwerking

Open Success Convert maakt gebruik van AI-ondersteunde geautomatiseerde verwerkingstechnologieën, waaronder multimodale AI-modellen met ingebouwde mogelijkheden voor documentbegrip, om informatie uit geüploade financiële documenten te analyseren, extraheren, structureren, verifiëren en converteren.

Onze beloften

• Open Success Convert gebruikt geen geüploade documenten, geëxtraheerde financiële gegevens of gegenereerde output om openbare, gedeelde of door derden ontwikkelde AI-modellen te trainen.
• Wij verkopen GEEN geüploade financiële documenten of geëxtraheerde financiële gegevens.
• Geüploade content wordt uitsluitend verwerkt met het doel de door de gebruiker aangevraagde diensten te leveren.
• We streven ernaar om de toegang van mensen tot geüploade documenten zoveel mogelijk te beperken.
• We streven ernaar om geüploade documenten zoveel mogelijk via geautomatiseerde systemen te verwerken.

Bepaalde verwerkingsactiviteiten kunnen worden uitgevoerd door vertrouwde cloud-, AI-, infrastructuur-, analyse-, beveiligings- of technologiedienstverleners die gebonden zijn aan passende vertrouwelijkheids-, privacy- en beveiligingsverplichtingen.

4. Eigendom van gegevens

Gebruikers behouden het eigendom van alle geüploade documenten, geëxtraheerde gegevens en gerelateerde informatie ("Gebruikersgegevens").

Open Success Convert fungeert uitsluitend als dienstverlener en verwerker van gebruikersgegevens ten behoeve van het leveren en exploiteren van de diensten.

Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit privacybeleid of schriftelijk anders overeengekomen, draagt ​​niets in de Diensten of dit privacybeleid de eigendomsrechten van Gebruikersgegevens over aan Open Success Convert.

5. Gegevensbewaring

Open Success Convert is primair ontworpen als een tijdelijke dienst voor de verwerking en conversie van financiële documenten, en niet als een platform voor de langdurige opslag van documenten.

5.1 Anonieme gebruikers

Voor anonieme gebruikers worden geüploade documenten en gegenereerde resultaten tijdelijk verwerkt en over het algemeen niet bewaard nadat de verwerking is voltooid.

Beperkte operationele, technische en beveiligingsgerelateerde logbestanden kunnen nog steeds worden bewaard indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is voor de functionaliteit van het platform, fraudepreventie, detectie van misbruik en beveiligingsdoeleinden.

5.2 Geregistreerde gebruikers

Voor geregistreerde gebruikers kunnen geüploade documenten, geëxtraheerde gegevens, gegenereerde exports en bijbehorende verwerkingsgegevens over het algemeen tot 3 dagen na verwerking worden bewaard ter ondersteuning van:

• Toegang tot recente conversies en exporten
• Werkprocessen voor gebruikersbeoordeling en -correctie
• Platformwerking en betrouwbaarheid
• Klantenondersteuningsverzoeken
• Facturering en gebruiksverificatie
• Fraudepreventie en beveiligingsmonitoring

Geregistreerde gebruikers kunnen individuele afschriften of meerdere afschriften tegelijk uit de werkruimte verwijderen voordat de automatische bewaartermijn is verstreken.

Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden documenten en bijbehorende gegevens doorgaans verwijderd of zijn ze niet langer toegankelijk via de Diensten.

5.3 Operationele en technische logboeken

Beperkte operationele, technische, facturerings-, gebruiks- en beveiligingsgerelateerde logbestanden kunnen langer worden bewaard indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is om:

• Zorg voor de beveiliging en integriteit van het platform.
• Detecteer fraude, misbruik of ongeoorloofde activiteiten.
• Ondersteuning voor facturering en gebruiksverificatie
• Technische problemen diagnosticeren
• Voldoen aan wettelijke, regelgevende of nalevingsverplichtingen.

Dergelijke logboeken zijn over het algemeen beperkt in omvang en zijn niet bedoeld als langdurige documentopslag.

6. Verificatie en gebruikersverantwoordelijkheid

Open Success Convert biedt geautomatiseerde tools voor extractie, verificatie en conversie, ontworpen om gebruikers te helpen bij het verwerken van financiële documenten en het genereren van boekhoudklare gegevens.

Gebruikers blijven zelf volledig verantwoordelijk voor het controleren, valideren en goedkeuren van alle geëxtraheerde, gecorrigeerde, geëxporteerde of gegenereerde gegevens voordat zij deze gebruiken voor:

• boekhouding
• Boekhouding
• Belastingaangifte
• Financiële verslaggeving
• Voor regelgevings- of nalevingsdoeleinden
• Zakelijke of financiële besluitvorming

Hoewel we ernaar streven om nauwkeurige en betrouwbare extractie- en verificatiefuncties te bieden, garandeert Open Success Convert niet dat de output altijd foutloos, volledig, nauwkeurig of geschikt voor een specifiek doel zal zijn.

Gebruikers dienen alle resultaten zelfstandig te controleren en te valideren alvorens ze te gebruiken in boekhoudkundige, financiële, juridische, fiscale of compliance-workflows.

6A. Geen professioneel advies

Open Success Convert biedt uitsluitend softwaretools en geautomatiseerde documentverwerkingsfunctionaliteit.

De aangeboden diensten omvatten geen boekhoudkundig, fiscaal, financieel, juridisch, audit- of professioneel advies.

Gebruikers dienen waar nodig onafhankelijk professioneel advies in te winnen en blijven zelf verantwoordelijk voor het controleren en valideren van alle resultaten voordat zij deze gebruiken voor boekhoudkundige, financiële, fiscale, compliance- of zakelijke doeleinden.

7. Openbaarmaking van informatie

Wij verkopen, verhuren of verhandelen geen persoonlijke gegevens, geüploade financiële documenten of geëxtraheerde financiële data.

We kunnen informatie delen met vertrouwde externe dienstverleners die betrokken zijn bij de werking en ondersteuning van de Diensten, waaronder:

• Aanbieders van cloudhosting en -infrastructuur
• Aanbieders van dataopslag en -verwerking
• Betaalverwerkers en factureringsaanbieders
• Aanbieders van analyses, monitoring en beveiliging
• AI- en technologiedienstverleners
• Klantenondersteuning en communicatieaanbieders
• Professionele adviseurs, accountants of verzekeraars
• Regelgevende instanties, wetshandhavingsinstanties, rechtbanken of overheidsorganen indien dit wettelijk of door een gerechtelijke procedure vereist is.

Externe dienstverleners zijn verplicht om informatie te verwerken in overeenstemming met de geldende vertrouwelijkheids-, privacy-, beveiligings- en wettelijke verplichtingen.

8. Internationale gegevensoverdracht

Aangezien ons platform in de cloud is gebaseerd, kunnen gegevens worden verwerkt, verzonden of opgeslagen in landen buiten uw woonland of -gebied, waaronder landen waar onze infrastructuur, cloud, AI, beveiliging, analyses of serviceproviders actief zijn.

Waar redelijkerwijs vereist, nemen we maatregelen om ervoor te zorgen dat overgedragen informatie wordt behandeld in overeenstemming met de toepasselijke privacy-, vertrouwelijkheids- en gegevensbeschermingsverplichtingen.

Door de Diensten te openen of te gebruiken, erkent u dat er internationale gegevensoverdrachten kunnen plaatsvinden als onderdeel van de werking en levering van de Diensten.

9. Beveiliging

We implementeren redelijke technische, organisatorische en administratieve beveiligingsmaatregelen die passend zijn bij de aard en gevoeligheid van de informatie die via de Diensten wordt verwerkt.

Dergelijke waarborgen kunnen onder meer het volgende omvatten:

• Versleuteling van gegevens tijdens overdracht en opslag.
• Veilige implementatiepraktijken voor cloud- en infrastructuursystemen
• Authenticatie- en toegangscontrolemechanismen
• Op rollen gebaseerde toegangsrechten
• Monitoring-, registratie- en beveiligingsdetectiesystemen
• Beveiligingsbeoordeling, onderhoud en operationele procedures

De toegang tot informatie is beperkt tot bevoegd personeel en dienstverleners op basis van het 'need-to-know'-principe en is onderworpen aan passende geheimhoudingsverplichtingen.

Hoewel we redelijke maatregelen nemen om informatie te beschermen, kan geen enkele internettransmissie, cloudomgeving of elektronisch opslagsysteem volledig veilig of foutloos worden gegarandeerd.

9A. Beschikbaarheid van de dienstverlening

Hoewel we ernaar streven betrouwbare en ononderbroken diensten te leveren, garandeert Open Success Convert geen continue beschikbaarheid, ononderbroken toegang of foutloze werking van de diensten.

De diensten kunnen worden beïnvloed door onderhoud, updates, onderbrekingen van diensten van derden, infrastructuurstoringen of gebeurtenissen die redelijkerwijs buiten onze controle liggen.

10. Cookies en analyses

Open Success Convert kan gebruikmaken van cookies, sessietechnologieën en vergelijkbare tools om:

• Onderhoud en beheer de platformfunctionaliteit.
• Ondersteuning voor authenticatie en accountsessies
• Gebruikersvoorkeuren en configuratie-instellingen onthouden
• Verbeter de gebruikerservaring en de serviceprestaties.
• Analyseer het platformgebruik, de betrouwbaarheid en de operationele prestaties.
• Ondersteuning van beveiliging, fraudepreventie en detectie van misbruik.

Gebruikers kunnen cookies uitschakelen of beperken via de instellingen van hun browser of apparaat. Bepaalde functies of functionaliteiten van de Diensten werken echter mogelijk niet correct zonder ingeschakelde cookies of vergelijkbare technologieën.

11. Uw rechten

Afhankelijk van uw locatie en de toepasselijke wetgeving, heeft u mogelijk rechten op:

• U krijgt toegang tot de persoonlijke gegevens die wij over u bewaren.
• Corrigeer of actualiseer onjuiste informatie.
• Verzoek om verwijdering van persoonlijke gegevens
• Trek uw toestemming in wanneer de verwerking ervan gebaseerd is op toestemming.
• Bezwaar maken tegen of beperkingen opleggen aan bepaalde verwerkingsactiviteiten
• Verzoek om export of overdracht van uw gegevens, indien van toepassing.

We kunnen redelijke stappen ondernemen om de identiteit te verifiëren van personen die privacygerelateerde verzoeken indienen.

Verzoeken met betrekking tot privacy of persoonsgegevens kunnen worden ingediend via de onderstaande contactgegevens.

12. Diensten en integraties van derden

De diensten kunnen integraties, exporten of koppelingen met externe boekhoud-, financiële, cloud- of bedrijfsplatformen ondersteunen, waaronder Xero, QuickBooks en andere aanbieders.

Wanneer gebruikers ervoor kiezen om diensten of integraties van derden te gebruiken, kan bepaalde informatie worden overgedragen aan of verwerkt door die externe providers in overeenstemming met de instructies van de gebruiker en de functionaliteit van de Diensten.

Uw gebruik van platforms en diensten van derden is onderworpen aan de voorwaarden, het privacybeleid en de beveiligingspraktijken van die externe aanbieders.

Open Success Convert is niet verantwoordelijk voor de beschikbaarheid, inhoud, privacypraktijken, beveiliging of werking van platforms of diensten van derden.

13. Privacy van kinderen

De diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan 18 jaar.

Wij verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen of personen jonger dan 18 jaar. Indien wij erachter komen dat er zonder de juiste toestemming of wettelijke grondslag persoonsgegevens van een kind zijn verzameld, zullen wij redelijke stappen ondernemen om deze gegevens zo spoedig mogelijk te verwijderen.

Als u vermoedt dat een kind via de Diensten persoonlijke gegevens heeft verstrekt, neem dan contact met ons op via onderstaande gegevens.

14. Wijzigingen in dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken of wijzigen om veranderingen in de diensten, wettelijke vereisten, operationele procedures of technologische ontwikkelingen weer te geven.

Bijgewerkte versies worden op onze website gepubliceerd met de herziene ingangsdatum.

Indien er materiële wijzigingen worden aangebracht, kunnen we redelijke stappen ondernemen om gebruikers hiervan op de hoogte te stellen via de Diensten, e-mailmeldingen of andere geschikte communicatiemethoden.

Voortgezet gebruik van de Diensten nadat een bijgewerkt Privacybeleid van kracht is geworden, houdt in dat u het herziene Privacybeleid erkent.

Taalversies

Als dit Privacybeleid in een andere taal wordt vertaald, prevaleert de Engelse versie voor zover er sprake is van inconsistentie of afwijking tussen de vertaalde versie en de Engelse versie.

15. Neem contact met ons op

Open Success AI Pty Ltd

ABN 72 696 003 951 Handelend onder de naam Open Success Convert

E-mail: [email protected] Website: https://www.opensuccessconvert.com

Heeft u vragen, verzoeken of klachten met betrekking tot dit privacybeleid of onze privacywerkwijzen, neem dan contact met ons op via bovenstaande contactgegevens.

Als u zich in Australië bevindt en niet tevreden bent met ons antwoord, kunt u contact opnemen met het Office of the Australian Information Commissioner (OAIC).

https://www.oaic.gov.au/

Gebruikers kunnen ook rechten hebben op grond van de toepasselijke privacy- en gegevensbeschermingswetgeving in hun rechtsgebied.

Dit privacybeleid is onderworpen aan de wetgeving van New South Wales, Australië, tenzij anders vereist door toepasselijke wetgeving.