Chính sách bảo mật

1. Thông tin chúng tôi thu thập

1.1 Sử dụng ẩn danh

Open Success Convert có thể cho phép sử dụng một số tính năng hạn chế mà không cần đăng ký tài khoản.

Người dùng ẩn danh có thể tải lên và xử lý tài liệu mà không cần tạo tài khoản. Các tài liệu được tải lên này chỉ được xử lý tạm thời và không nhằm mục đích lưu trữ lâu dài, truy cập thường xuyên hoặc chức năng lịch sử tài khoản.

Một số nhật ký kỹ thuật, vận hành và bảo mật hạn chế vẫn có thể được tạo ra cho các mục đích chức năng của nền tảng, ngăn chặn gian lận, phát hiện lạm dụng và bảo mật.

1.2 Thông tin tài khoản

Khi bạn tạo tài khoản đã đăng ký, đăng ký gói trả phí hoặc liên hệ với chúng tôi, chúng tôi có thể thu thập:

• Địa chỉ email
• Thông tin về quốc gia hoặc khu vực
• Thông tin đăng nhập và xác thực tài khoản
• Trạng thái đăng ký và hồ sơ thanh toán liên quan
• Cấu hình tài khoản và cài đặt tùy chọn xuất khẩu bị hạn chế.

Thông tin thanh toán có thể được xử lý an toàn bởi các nhà cung cấp dịch vụ thanh toán bên thứ ba đáng tin cậy. Open Success Convert không trực tiếp lưu trữ thông tin chi tiết đầy đủ của thẻ thanh toán.

1.3 Tài liệu đã tải lên

Người dùng có thể tải lên các tài liệu liên quan đến tài chính và kế toán, bao gồm:

• Sao kê ngân hàng
• Sao kê thẻ tín dụng
• Hóa đơn
• Biên lai
• Hóa đơn
• Các định dạng tài liệu được hỗ trợ khác

Các tài liệu này có thể chứa thông tin cá nhân, tài chính, kinh doanh và giao dịch nhạy cảm.

Người dùng chịu trách nhiệm đảm bảo mình có đủ quyền và sự cho phép cần thiết để tải tài liệu lên Dịch vụ. Trong trường hợp cần thiết, người dùng có thể chọn chỉnh sửa hoặc xóa thông tin cá nhân nhạy cảm trước khi tải tài liệu lên.

1.4 Dữ liệu được trích xuất và tạo ra

Trong quá trình cung cấp Dịch vụ, chúng tôi có thể xử lý và lưu trữ tạm thời:

• Bản ghi giao dịch được trích xuất
• Dữ liệu tài chính và giao dịch có cấu trúc
• Kết quả xác minh và thẩm định
• Các chỉnh sửa và điều chỉnh của người dùng
• Xuất các tập tin và kết quả đầu ra được tạo ra
• Lịch sử chuyển đổi và xử lý
• Số liệu thống kê về mức độ sử dụng và số lượt truy cập trang.

Thông tin này chỉ được xử lý nhằm mục đích cung cấp, vận hành, bảo mật và cải thiện Dịch vụ.

1.5 Thông tin kỹ thuật và cách sử dụng

Chúng tôi có thể tự động thu thập một số thông tin kỹ thuật và liên quan đến việc sử dụng, bao gồm:

• Địa chỉ IP
• Loại và phiên bản trình duyệt
• Thông tin thiết bị
• Hệ điều hành
• Dấu thời gian truy cập
• Nhật ký sử dụng và hoạt động
• Mã định danh phiên và xác thực
• Dữ liệu chẩn đoán, bảo mật và hiệu năng

Chúng tôi cũng có thể sử dụng cookie và các công nghệ tương tự để duy trì chức năng của nền tảng, cải thiện trải nghiệm người dùng, hỗ trợ các biện pháp bảo mật và phân tích hiệu suất dịch vụ.

2. Cách chúng ta sử dụng thông tin

Chúng tôi sử dụng thông tin để:

• Cung cấp, vận hành và bảo trì các Dịch vụ
• Xử lý các tài liệu tài chính đã tải lên
• Trích xuất, cấu trúc, xác minh và chuyển đổi dữ liệu tài chính
• Thực hiện các bước kiểm tra xác minh và xác nhận tự động.
• Tạo các tệp xuất và đầu ra tương thích với kế toán.
• Cải thiện hiệu suất, độ chính xác, độ tin cậy và tính bảo mật của nền tảng.
• Quản lý đăng ký, giới hạn sử dụng và thanh toán
• Phát hiện gian lận, lạm dụng, truy cập trái phép hoặc các sự cố bảo mật.
• Giải đáp các thắc mắc và yêu cầu hỗ trợ khách hàng.
• Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý, quy định và tuân thủ quy định.

Chúng tôi chỉ xử lý thông tin cho các mục đích hoạt động và kinh doanh hợp pháp liên quan đến việc cung cấp, bảo mật, duy trì và cải thiện Dịch vụ.

3. Trí tuệ nhân tạo và xử lý tự động

Open Success Convert sử dụng các công nghệ xử lý tự động hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo, bao gồm các mô hình AI đa phương thức với khả năng hiểu tài liệu được tích hợp, để phân tích, trích xuất, cấu trúc, xác minh và chuyển đổi thông tin từ các tài liệu tài chính được tải lên.

Những cam kết của chúng tôi

• Open Success Convert không sử dụng các tài liệu được tải lên, dữ liệu tài chính được trích xuất hoặc các kết quả đầu ra được tạo ra để huấn luyện các mô hình AI công cộng, được chia sẻ hoặc của bên thứ ba.
• Chúng tôi KHÔNG bán các tài liệu tài chính đã tải lên hoặc dữ liệu tài chính đã trích xuất.
• Nội dung được tải lên chỉ được xử lý với mục đích cung cấp các Dịch vụ mà người dùng yêu cầu.
• Chúng tôi hướng đến việc giảm thiểu tối đa sự can thiệp của con người vào các tài liệu đã tải lên trong phạm vi khả thi.
• Chúng tôi hướng đến việc xử lý các tài liệu được tải lên bằng hệ thống tự động bất cứ khi nào khả thi về mặt vận hành.

Một số hoạt động xử lý dữ liệu có thể liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ đám mây, trí tuệ nhân tạo, cơ sở hạ tầng, phân tích, bảo mật hoặc công nghệ đáng tin cậy, hoạt động theo các nghĩa vụ bảo mật, quyền riêng tư và bảo mật phù hợp.

4. Quyền sở hữu dữ liệu

Người dùng vẫn giữ quyền sở hữu đối với tất cả các tài liệu đã tải lên, dữ liệu đã trích xuất và thông tin liên quan (“Dữ liệu Người dùng”).

Open Success Convert chỉ đóng vai trò là nhà cung cấp dịch vụ và xử lý Dữ liệu Người dùng nhằm mục đích cung cấp và vận hành các Dịch vụ.

Trừ khi được nêu rõ trong Chính sách Bảo mật này hoặc được thỏa thuận bằng văn bản khác, không có điều khoản nào trong Dịch vụ hoặc Chính sách Bảo mật này chuyển giao quyền sở hữu Dữ liệu Người dùng cho Open Success Convert.

5. Lưu trữ dữ liệu

Open Success Convert được thiết kế chủ yếu như một dịch vụ xử lý và chuyển đổi tài liệu tài chính tạm thời, chứ không phải là một nền tảng lưu trữ tài liệu dài hạn.

5.1 Người dùng ẩn danh

Đối với người dùng ẩn danh, các tài liệu được tải lên và kết quả được tạo ra sẽ được xử lý tạm thời và thường không được lưu giữ sau khi quá trình xử lý hoàn tất.

Một số nhật ký hoạt động, kỹ thuật và bảo mật có thể vẫn được lưu giữ nếu cần thiết một cách hợp lý cho chức năng của nền tảng, ngăn ngừa gian lận, phát hiện lạm dụng và mục đích bảo mật.

5.2 Người dùng đã đăng ký

Đối với người dùng đã đăng ký, các tài liệu đã tải lên, dữ liệu đã trích xuất, các bản xuất đã tạo và các bản ghi xử lý liên quan thường có thể được lưu giữ tối đa 3 ngày sau khi xử lý để hỗ trợ:

• Truy cập vào các giao dịch chuyển đổi và xuất khẩu gần đây.
• Quy trình xem xét và chỉnh sửa của người dùng
• Vận hành và độ tin cậy của nền tảng
• Yêu cầu hỗ trợ khách hàng
• Xác minh hóa đơn và sử dụng
• Phòng chống gian lận và giám sát an ninh

Người dùng đã đăng ký có thể xóa từng bản sao kê hoặc nhiều bản sao kê khỏi không gian làm việc trước khi thời hạn lưu giữ tự động hết hạn.

Sau thời hạn lưu giữ quy định, các tài liệu và dữ liệu liên quan thường sẽ bị xóa hoặc không còn truy cập được thông qua Dịch vụ.

5.3 Nhật ký vận hành và kỹ thuật

Các nhật ký hoạt động, kỹ thuật, thanh toán, sử dụng và bảo mật có giới hạn có thể được lưu giữ trong thời gian dài hơn nếu cần thiết một cách hợp lý để:

• Đảm bảo an ninh và tính toàn vẹn của nền tảng
• Phát hiện hành vi gian lận, lạm dụng hoặc hoạt động trái phép.
• Hỗ trợ xác minh hóa đơn và sử dụng.
• Chẩn đoán các sự cố kỹ thuật
• Tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý, quy định hoặc tuân thủ quy định.

Các nhật ký như vậy thường có phạm vi giới hạn và không nhằm mục đích lưu trữ tài liệu lâu dài.

6. Xác minh và Trách nhiệm của Người dùng

Open Success Convert cung cấp các công cụ trích xuất, xác minh và chuyển đổi tự động được thiết kế để hỗ trợ người dùng xử lý các tài liệu tài chính và tạo ra dữ liệu sẵn sàng cho kế toán.

Người dùng hoàn toàn chịu trách nhiệm xem xét, xác nhận và phê duyệt tất cả dữ liệu được trích xuất, sửa chữa, xuất khẩu hoặc tạo ra trước khi sử dụng chúng cho:

• Kế toán
• Kế toán
• Báo cáo thuế
• Báo cáo tài chính
• Mục đích pháp lý hoặc tuân thủ
• Quyết định kinh doanh hoặc tài chính

Mặc dù chúng tôi hướng đến việc cung cấp chức năng trích xuất và xác minh chính xác và đáng tin cậy, Open Success Convert không đảm bảo rằng kết quả đầu ra sẽ luôn không có lỗi, đầy đủ, chính xác hoặc phù hợp với bất kỳ mục đích cụ thể nào.

Người dùng nên tự mình xem xét và xác nhận tất cả các kết quả đầu ra trước khi sử dụng trong quy trình kế toán, tài chính, pháp lý, thuế hoặc tuân thủ quy định.

6A. Không có lời khuyên chuyên nghiệp

Open Success Convert chỉ cung cấp các công cụ phần mềm và chức năng xử lý tài liệu tự động.

Các dịch vụ này không cấu thành tư vấn kế toán, thuế, tài chính, pháp lý, kiểm toán hoặc tư vấn chuyên nghiệp.

Người dùng nên tìm kiếm tư vấn chuyên nghiệp độc lập khi cần thiết và chịu trách nhiệm xem xét và xác nhận tất cả các kết quả đầu ra trước khi sử dụng chúng cho mục đích kế toán, tài chính, thuế, tuân thủ quy định hoặc kinh doanh.

7. Tiết lộ thông tin

Chúng tôi không bán, cho thuê hoặc trao đổi thông tin cá nhân, tài liệu tài chính được tải lên hoặc dữ liệu tài chính được trích xuất.

Chúng tôi có thể tiết lộ thông tin cho các nhà cung cấp dịch vụ bên thứ ba đáng tin cậy tham gia vào việc vận hành và hỗ trợ Dịch vụ, bao gồm:

• Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ và cơ sở hạ tầng đám mây
• Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ và xử lý dữ liệu
• Các đơn vị xử lý thanh toán và nhà cung cấp dịch vụ lập hóa đơn
• Các nhà cung cấp dịch vụ phân tích, giám sát và bảo mật
• Các nhà cung cấp dịch vụ AI và công nghệ
• Các nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ khách hàng và truyền thông
• Các cố vấn chuyên nghiệp, kiểm toán viên hoặc công ty bảo hiểm
• Các cơ quan quản lý, cơ quan thực thi pháp luật, tòa án hoặc các cơ quan chính phủ khi được yêu cầu theo luật hoặc quy trình pháp lý.

Các nhà cung cấp bên thứ ba phải xử lý thông tin theo các nghĩa vụ pháp lý, bảo mật, riêng tư và các quy định hiện hành.

8. Chuyển dữ liệu quốc tế

Là một nền tảng dựa trên điện toán đám mây, thông tin có thể được xử lý, truyền tải hoặc lưu trữ ở các quốc gia nằm ngoài quốc gia hoặc khu vực pháp lý nơi bạn cư trú, bao gồm cả các quốc gia nơi cơ sở hạ tầng, điện toán đám mây, trí tuệ nhân tạo, bảo mật, phân tích hoặc các nhà cung cấp dịch vụ của chúng tôi hoạt động.

Trong trường hợp cần thiết, chúng tôi sẽ thực hiện các biện pháp nhằm đảm bảo thông tin được chuyển giao được xử lý theo đúng các nghĩa vụ về quyền riêng tư, bảo mật và bảo vệ dữ liệu hiện hành.

Bằng cách truy cập hoặc sử dụng Dịch vụ, bạn thừa nhận rằng việc chuyển dữ liệu quốc tế có thể xảy ra trong quá trình vận hành và cung cấp Dịch vụ.

9. An ninh

Chúng tôi thực hiện các biện pháp bảo vệ kỹ thuật, tổ chức và hành chính hợp lý, phù hợp với bản chất và mức độ nhạy cảm của thông tin được xử lý thông qua các Dịch vụ.

Các biện pháp bảo vệ đó có thể bao gồm:

• Mã hóa dữ liệu trong quá trình truyền tải và khi lưu trữ.
• Các biện pháp triển khai đám mây và cơ sở hạ tầng an toàn
• Cơ chế xác thực và kiểm soát truy cập
• Quyền truy cập dựa trên vai trò
• Hệ thống giám sát, ghi nhật ký và phát hiện an ninh
• Quy trình rà soát, bảo trì và vận hành an ninh

Việc truy cập thông tin chỉ giới hạn cho nhân viên và nhà cung cấp dịch vụ được ủy quyền dựa trên nguyên tắc cần thiết và phải tuân thủ các nghĩa vụ bảo mật thích hợp.

Mặc dù chúng tôi thực hiện các biện pháp hợp lý nhằm bảo vệ thông tin, nhưng không có đường truyền internet, môi trường đám mây hay hệ thống lưu trữ điện tử nào có thể được đảm bảo hoàn toàn an toàn hoặc không có lỗi.

9A. Tính sẵn có của dịch vụ

Mặc dù chúng tôi hướng đến việc cung cấp các Dịch vụ đáng tin cậy và không bị gián đoạn, Open Success Convert không đảm bảo tính khả dụng liên tục, truy cập không gián đoạn hoặc hoạt động không có lỗi của các Dịch vụ.

Dịch vụ có thể bị ảnh hưởng bởi việc bảo trì, cập nhật, gián đoạn dịch vụ của bên thứ ba, sự cố cơ sở hạ tầng hoặc các sự kiện nằm ngoài tầm kiểm soát hợp lý của chúng tôi.

10. Cookie và Phân tích

Open Success Convert có thể sử dụng cookie, công nghệ phiên và các công cụ tương tự để:

• Duy trì và vận hành chức năng của nền tảng.
• Hỗ trợ xác thực và phiên tài khoản
• Ghi nhớ các tùy chọn và cài đặt cấu hình của người dùng.
• Cải thiện trải nghiệm người dùng và hiệu suất dịch vụ.
• Phân tích mức độ sử dụng, độ tin cậy và hiệu suất hoạt động của nền tảng.
• Hỗ trợ bảo mật, phòng chống gian lận và phát hiện hành vi lạm dụng.

Người dùng có thể vô hiệu hóa hoặc hạn chế cookie thông qua cài đặt trình duyệt hoặc thiết bị. Tuy nhiên, một số tính năng hoặc chức năng của Dịch vụ có thể không hoạt động bình thường nếu không bật cookie hoặc các công nghệ tương tự.

11. Quyền của bạn

Tùy thuộc vào địa điểm cư trú và luật pháp hiện hành, bạn có thể có các quyền sau:

• Bạn có thể truy cập thông tin cá nhân mà chúng tôi lưu giữ về bạn.
• Sửa chữa hoặc cập nhật thông tin không chính xác.
• Yêu cầu xóa thông tin cá nhân
• Thu hồi sự đồng ý trong trường hợp việc xử lý dữ liệu dựa trên sự đồng ý.
• Phản đối hoặc hạn chế một số hoạt động xử lý nhất định.
• Yêu cầu xuất khẩu hoặc chuyển giao thông tin của bạn, nếu có thể.

Chúng tôi có thể thực hiện các bước hợp lý để xác minh danh tính của những cá nhân gửi yêu cầu liên quan đến quyền riêng tư.

Các yêu cầu liên quan đến quyền riêng tư hoặc thông tin cá nhân có thể được gửi bằng cách sử dụng thông tin liên hệ được cung cấp bên dưới.

12. Dịch vụ và tích hợp của bên thứ ba

Các dịch vụ có thể hỗ trợ tích hợp, xuất dữ liệu hoặc kết nối với các nền tảng kế toán, tài chính, điện toán đám mây hoặc kinh doanh của bên thứ ba, bao gồm Xero, QuickBooks và các nhà cung cấp khác.

Trong trường hợp người dùng lựa chọn sử dụng các dịch vụ hoặc tích hợp của bên thứ ba, một số thông tin nhất định có thể được chuyển giao cho hoặc xử lý bởi các nhà cung cấp bên thứ ba đó theo hướng dẫn của người dùng và chức năng của Dịch vụ.

Việc bạn sử dụng các nền tảng và dịch vụ của bên thứ ba tuân theo các điều khoản, chính sách bảo mật và quy trình an ninh của các nhà cung cấp bên thứ ba đó.

Open Success Convert không chịu trách nhiệm về tính khả dụng, nội dung, chính sách bảo mật, an ninh hoặc hoạt động của các nền tảng hoặc dịch vụ của bên thứ ba.

13. Quyền riêng tư của trẻ em

Các dịch vụ này không dành cho người dưới 18 tuổi.

Chúng tôi không cố ý thu thập thông tin cá nhân từ trẻ em hoặc cá nhân dưới 18 tuổi. Nếu chúng tôi phát hiện ra rằng thông tin cá nhân đã được thu thập từ trẻ em mà không có sự cho phép hoặc cơ sở pháp lý thích hợp, chúng tôi sẽ thực hiện các bước hợp lý để xóa thông tin đó trong thời gian sớm nhất có thể.

Nếu bạn cho rằng trẻ em có thể đã cung cấp thông tin cá nhân thông qua Dịch vụ, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin liên hệ được cung cấp bên dưới.

14. Thay đổi đối với Chính sách Bảo mật này

Chúng tôi có thể cập nhật hoặc sửa đổi Chính sách Bảo mật này theo thời gian để phản ánh những thay đổi trong Dịch vụ, các yêu cầu pháp lý, hoạt động vận hành hoặc sự phát triển công nghệ.

Các phiên bản cập nhật sẽ được đăng tải trên trang web của chúng tôi với ngày có hiệu lực được sửa đổi.

Trong trường hợp có những thay đổi quan trọng, chúng tôi có thể thực hiện các bước hợp lý để thông báo cho người dùng thông qua Dịch vụ, thông báo qua email hoặc các phương thức liên lạc phù hợp khác.

Việc tiếp tục sử dụng Dịch vụ sau khi Chính sách Bảo mật được cập nhật có hiệu lực đồng nghĩa với việc bạn chấp nhận Chính sách Bảo mật đã được sửa đổi.

Phiên bản ngôn ngữ

Nếu Chính sách quyền riêng tư này được dịch sang ngôn ngữ khác, phiên bản tiếng Anh sẽ được ưu tiên áp dụng trong phạm vi có bất kỳ sự không nhất quán hoặc khác biệt nào giữa bản dịch và phiên bản tiếng Anh.

15. Liên hệ với chúng tôi

Công ty TNHH Trí tuệ Nhân tạo Open Success

ABN 72 696 003 951 Giao dịch dưới tên Open Success Convert

Email: [email protected] Website: https://www.opensuccessconvert.com

Nếu bạn có thắc mắc, yêu cầu hoặc khiếu nại liên quan đến Chính sách bảo mật này hoặc các hoạt động bảo mật của chúng tôi, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo thông tin liên hệ ở trên.

Nếu bạn đang ở Úc và không hài lòng với câu trả lời của chúng tôi, bạn có thể liên hệ với Văn phòng Ủy viên Thông tin Úc (OAIC).

https://www.oaic.gov.au/

Người dùng cũng có thể có các quyền theo luật về quyền riêng tư và bảo vệ dữ liệu hiện hành tại khu vực pháp lý của họ.

Chính sách bảo mật này tuân theo luật của bang New South Wales, Úc, trừ trường hợp luật hiện hành yêu cầu khác.